Melhores dicas para reduzir a desordem de papel

Melhores dicas para reduzir a desordem de papel
http://www.property24.com/articles/best-tips-to-reduce-paper-clutter/19641

É incrível a quantidade de papel que nossa sociedade "economia de papel" acumula. Sobre cada um de nós paira informações de algum tipo, e guardamos apenas para o caso de poder precisar dele. 

Tanto quem quer fazer um arquivo em sua Residência ou em seu Escritório pode escolher Pastas A-Z com divisórias, Pastas Sanfonadas, Arquivos Suspensos ou um sistema de arquivo com prateleiras ou agrupamento com papéis em categorias adaptadas às suas necessidades - utilizar pastas de papel manilha e post-its para rotular os arquivos temporariamente. 

Um Tempo precioso é desperdiçado na busca daquele documento: "Ele estava aqui a um minuto atrás", que parecem desaparecer no momento em que guardamos em uma gaveta ou caixa em nossa mesa. 

De acordo com Katina Jones, autora do livro de The Everything Feng Shui Declutter (ainda não publicado no Brasil), a desordem não só enche sua mesa, mas também enche sua mente - você se preocupa com o que foi feito e o que ainda precisa de atenção, isso aumenta a preocupação e angústia. 

Quando você mantem sua área de trabalho e documentos em ordem tem um retorno imediato em termos de ganho de tempo. Como proprietário de uma empresa organizada, as coisas tendem a se mover muito mais rápido quando parar de perder tempo à procura de informações. 

Portanto, investir um pouco de tempo e esforço em um sistema de arquivamento adequado vai gerar mais dividendos.

Informação é facilmente disponível online então não há realmente necessidade em manter a informação impressa do que você não precisa. No entanto, existem alguns casos em que manter cópias impressas é uma obrigação. Documentos para fins fiscais ou para uso pessoal, como testamento, documento de identidade, passaporte etc, devem ser mantidos em um 'Arquivo Ativo'. 

Causas da síndrome de acumulação e propagação

1. Indecisão - sem saber por onde começar, o que jogar fora, o que manter ou não ter um sistema de arquivamento funcional.
 
2. Deixar de arquivar seus documentos, porque ainda pode precisar deles.Informações não desaparece simplesmente porque foram arquivadas. Ser organizado torna muito mais acessível e mais fácil de encontrar.
 
3. Ser incapaz de delegar ou confiar em alguém para fazer o trabalho.
 
4. Má disposição de móveis, não ter espaço suficiente ou que a mesa de trabalho posicionada longe do armário.

Como criar uma área de trabalho funcional

Priorizar e decidir. O que você quer que sua área de trabalho pareça e por que precisa de um ambiente de trabalho tranquilo? 

Para fazer corretamente, apenas mantenha a papelada atual - todo o resto deve ser arquivado ou jogado fora. 

1. Livre-se do CLUTTER visível. Seja implacável - a maioria dos papéis mantidos pelas pessoas nunca é visto novamente.
    
2. Decida o que precisa ser feito com os documentos. Pergunte a si mesmo as seguintes perguntas:

- Por que está aqui? 
- Eu preciso disso? 
- Onde deve ir? 
- Está ocupando um espaço valioso que poderia ser usado para fazer outra coisa? 
- Considere a função de cada documento e considere quantas vezes você irá usá-lo para estabelecer sua 'casa'. 

3. Misture tudo o que é irrelevante e ultrapassada, como mensagens, catálogos e artigos que não foram lidos. 

Um ambiente de trabalho eficaz

Decida sobre um sistema de arquivamento que irá funcionar para você. Tanto quem quer fazer um arquivo em sua Residência ou em seu Escritório pode escolher Pastas A-Z com divisórias, Pastas Sanfonadas, Arquivos Suspensos ou um sistema de arquivo com prateleiras ou agrupamento com papéis em categorias adaptadas às suas necessidades - utilizar pastas de papel manilha e post-its para rotular os arquivos temporariamente. 

Para manter o CLUTTER  à vista você também pode etiquetar em uma categoria "geral" marcada em seu sistema de arquivamento. Você pode colocar a papelada em gavetas ou prateleiras. 

Como manter-se no controle

1. A melhor maneira de manter o controle do CLUTTER de documentos é lidar e organizar sua papelada diariamente e manter sua mesa limpa. Classifique seus arquivos conforme você trabalhar com eles, tire tudo que já não é necessário ou desejado. Outra boa ideia é abrir sua correspondência perto da lixeira e jogar fora os envelopes e os conteúdos que não vá ler ou utilizar (ou picotar). 
2. Correspondência de propagandas, jornais, informações sobre viagens, recibos de supermercado velhos, garantias expiradas e contratos de serviços, solicitações e receitas culinárias que você nunca usou devem ser reciclados. 
3. Quando se tratar de cartões de agradecimentos ou cumprimentos, mantenha-os por uma semana. Depois de uma semana, você pode cortar a mensagem e passá-lo para um hospital ou lar de idosos que os recicla para revenda. (OBS: deve ser algum costume norte-americano - interessante por sinal - NT - FLYRoBrasileira) 
4. Revistas podem acumular-se muito rapidamente. Para reduzir sua coleção, recorte artigos de inspiração e arquive-as em uma pasta especial ou recicle.
5. Quando se trata de recados da escola e convites para eventos, você precisa agir a respeito deles imediatamente. 
6. Mantenha seus recibos de roupas e outras compras de grandes itens até a data de expirar o reembolso 
7. Fragmente seu extrato bancário após conferir sua contabilidade: contas pagas, cheques emitidos, etc. 
8. Arquivar seus cartões de visita de acordo com os serviços oferecidos, ou, se você não precisar mais deles, eles têm reciclado. 
    

Os papéis que necessitam de uma ação

1. Os papéis que necessitam de uma ação deve ser mantido em uma pasta temporária, em um sistema de arquivo funcional ou uma pasta L. Coloque etiquetas. 
2. Considere um sistema mensal de compromisso com os itens 'Para Fazer' (TODO LIST) como compromissos e ligações, etc 
3. Reserve um tempo para fazer pagamentos em um determinado momento do dia ou mês. Em seguida, arquive suas faturas e recibos. 
4. Recicle qualquer material de leitura se você não tiver feito isso dentro de um mês. 
5. Por último, mas não menos importante, delegar tarefas a outras pessoas. 
    

Dicas gerais de organização

1. Quando se trata de organizar sua mesa, mantenha as fontes que você usa com freqüência ao alcance da mão. 
2. Grampeie o comprovante de pagamento em suas faturas 
3. Separe a última meia hora do dia para arquivar. 
4. Limpe sua mesa no final de cada dia de trabalho. Uma mesa organizada cria uma imagem profissional, mostrando que você tem as coisas sob controle. 
5. Coloque algumas flores frescas ou um vaso de plantas em seu escritório para iluminar o seu dia. 

Comece cada dia com uma mesa limpa. Você vai se sentir revigorado e muito mais produtivo. - Heidi Meyer, Cloud9organised . 

Aqui no Brasil vá a esse Site e confira as dicas do prazo de manter cada documento:

http://www.idec.org.br/consultas/dicas-e-direitos/ate-quando-guardar-o-recibo

Sobre o autor

Heidi Meyer

Heidi Meyer é uma Profissional Organizer. Cloud 9 organised - www.cloud9organised.co.za - auxilia as empresas e indivíduos para limpar a desordem e implementar estilo de vida e gestão de sistemas simples de arquivos com o foco na redução do estresse, criando tempo e poupar dinheiro. Ela transforma o caos em ordem, pilhas de papel em sistemas de arquivamento, organiza recordações, fotos e coleções, supervisiona movimentos e auxilia organizar seu lar. 

 Tradução e Adaptação: FLYRoBrasileira