Controlar
o caos em sua mesa
Muitas
de vocês são Mulheres que trabalham fora de casa com remuneração;
vivem uma vida dupla. Você sabe quem você é?
Você
é a profissional Nascida Organizada e vive em desordem e caos em
casa; envergonhada de receber visitas em casa por medo de alguém
descobrir o seu pequeno segredo?
Este
modo de viver não é bom para sua saúde. O estresse a coloca para
baixo. É hora de começar ter sua casa limpa e arrumada como seu
escritório. Mulheres executivas bem sucedidas, normalmente não tem
sua casa em ordem. Alguns membros fazem maratonas durante períodos
de férias, outras fazem bem suas atividades no trabalho, e outras
ainda podem cuidar de suas roupa e cozinhar sem muitos problemas. Eu
sempre tive a capacidade de manter meu talão de cheques equilibrado
e realmente gostei. LOL
Estamos
ensinando-lhe como obter o controle em sua casa, mas e se você é
tão confusa e caótica no trabalho, precisa de nossa ajuda também.
Você sabia que este sistema pode ser adaptado para seu local de
trabalho?
Eu
sei que você está ansioso para descobrir como isso é possível.
Em
casa, você começa o dia com sua Rotina Matinal, no trabalho, você
vai precisa usar uma Rotina para iniciar o seu dia também. Dê o
nome que mais gostar, e isso vai mudar sua vida também. Escreva suas
rotinas em um pedaço de papel e coloque-as em um protetor plástico
para papel. Também coloque a Rotina do Fim do dia na parte de trás
do papel.
Então,
como você começar o seu dia?
Vamos
esperar que você inicie com a Rotina do Fim de Dia, no dia
anterior. Não inicie este 2 minutos antes de você sair pela porta.
Limpe
sua mesa e organize sua gaveta
Inicie
uma Lista do que há para fazer amanhã.
Faça
uma lista de chamadas telefônicas para fazer.
Desligue
computadores e outros aparelhos (cafeteira, impressora, etc)
Arrume
suas coisas para ir para casa:marmita, maleta, bolsa, trabalho para
fazer em casa, sapatos confortáveis, etc
Verifique
as pilhas de papel e separe os projetos em ordem de prioridade para
a manhã.
Desligue
as luzes.
Saia
de sua mesa e a deixe organizada de uma forma maravilhosa para
recebê-la na manhã seguinte. Esta é a sua "Pia Brilhante".
Olhe para trás em seu escritório e sorria!
Então,
quando você começar a trabalhar na parte da manhã. Você vai
sentir-se tão feliz por não ter que olhar para uma mesa
bagunçada.
No caminho para o trabalho, comece seu modo de
transição para o trabalho. Pense sobre o seu dia e visualize a sua
Lista em fase de conclusão. Pegue uma flor de seu jardim para levar
para a sua mesa.
Então
o que você faz primeiro quando você começa a trabalhar. Pega
café, ou água para a sua mesa?
Não
fique ao redor de fofocas. Haverá tempo para conversar mais tarde.
Diga seu "Bom dia" e comece para
não distrair-se.
Guarde
seu casaco. Coloque seu almoço na geladeira.
Verifique
sua agenda do dia chamadas / reuniões, separe os itens necessários
para eles.
Verifique
seu e-mail! Não, na verdade, espere até que você faça suas
chamadas e faça sua lista do que há para fazer. O tempo
para ir ao computador virá. Não vai demorar muito para essas
coisas saírem fora do caminho primeiro.
Agora
você pode checar seu e-mail.
Se
os seus projetos levar for tomar o dia todo, verifique seu e-mail a
cada hora.
Abra
o E-mail.
Às
10:00 horas, faça uma pequena pausa, respire e faça alguns
exercícios de alongamento sentada, mãos, pulsos, tornozelos e
pernas. Se você pode sair, apanhe ar fresco.
Você
sabe a ordem em que essas coisas precisam ser feitas em seu
escritório, você tem que adaptar sua Rotina Matinal para adequar ao
padrão dos supervisores. Se você é o chefe, então foque sobre
quais são as prioridades para o dia.
Agora vamos pensar sobre sua
mesa, seu escritório ou área de trabalho; É hora de dividi-lo em
zonas.
Area 1: Seus arquivos
Area 2: Superfície da mesa,
Escaninho e pastas de pendências
Area 3: Gavetas à Esquerda
Area 4: Gavetas à Direita
Area 5: Armário, atrás de você ou
prateleira acima de sua cabeça.
Isso
pode não funcionar para você, visualize o quadro. Adapte para sua
área de trabalho. Logo você vai pegar o jeito de gastar cerca de 15
minutos por dia focando esta área de você está o seu escritório.
Manter as coisas em linha reta e em boas condições de
funcionamento.
Manhã
de Segunda depois de ter feito a sua Rotina Matinal, olhe para sua
Semana, levará alguns minutos para priorizar suas metas desta
semana. Em seguida, comece a ir atrás de seus objetivos.
Terças-feiras:
Almoce com um amigo; coloque uma rosa em sua mesa. Você merece
cuidar-se e mimar-se. Divirta-se um pouco!
Quarta-feira:
é o seu Dia Anti-procrastinação. Lidar com aqueles trabalhos que
você tem ignorado por uma semana e tirá-los de sua Lista "A
Fazer". Você sabe, aqueles que foram acabar no fundo de sua
lista para fazer a cada dia e não são finalizadas. Pelo menos, faça
uma delas. O peso da culpa vai diminuir e você vai se sentir melhor
e menos estressada. Também na quarta-feira, envie a um colega de
trabalho uma nota de agradecimento. Mantenha um bloco de notas bem em
sua mesa para este fim.
Quinta-feira:
Verifique seus suprimentos de escritório e faça pedidos ou reúna-os
no armário de modo que você não precisará correr atrás se faltar
algo durante o seu trabalho.
Às
Sextas-Feiras faça a sua Bênção Semanal do Escritório, limpe
superfícies, lixeiras, tudo que for possível para que possa
entrar na segunda-feira em um ambiente de trabalho agradável. Olhe
para agenda da próxima semana e trabalhe em um plano semanal.
Invista cerca de 10 minutos arrumando e cerca de 5 minutos
planejamento a próxima semana.
Agora
você vê como você pode transferir o Sistema Pam e Peggy para seu
escritório. Isso vai levar somente alguns minutos e vai manter sua
mesa e espaço de trabalho em boas condições de funcionamento. Você
pode fazer isso!
Mas
eu posso ouvi-la! Você tem o problema das coisas se acumula em sua
mesa durante todo o dia. Como o telefone toca e você tem que
apagar incêndios. Eu sei como esta rotina pode torná-la incapaz de
terminar o que está fazendo e pode sobrecarregá-la, quando passa
para outro telefonema. Os arquivos em sua mesa, começam a assumir
vida própria. Então, como lidar com este problema? No ano passado,
dei algumas ideias para Assistentes Sociais.
Crie
um formulário para quando for dar telefonemas. Use um formulário em
branco e preencha com perguntas básicas. Use papel colorido como
código! Assim, você pode encontrá-lo facilmente. Use a sua cor
favorita ou uma cor brilhante.
Se
você tiver um arquivo para essa pessoa, anexe em frente do arquivo e
colocá-lo à sua vista. Agora, não coloque sobre uma pilha. Sei que
isso é exatamente o que quer fazer. Eu sei que provavelmente não
pode colocar o telefone em espera, mas levar 30 segundos após a
chamada é mais simples para fazer o que precisa ser feito, ou faça
enquanto estiver no telefone com essa pessoa. Depois de terminar a
tarefa, coloque a página no arquivo para que você possa documentar
suas ações.
Este
é uma forma de praticar "Faça Isso Agora". Então você
pode terminar algumas das coisas em sua mesa, antes de começar um
novo projeto. Ter uma tarefa pronta rapidamente, ajudará a evitar
que você fique desconcentrada. Geralmente o problema que gera uma
mesa bagunçada.
Estas
são apenas algumas das dicas que eu posso pensar que podem ajudá-la
com problemas em seu escritório. Eu sei que não posso ajudar em
todas as coisas que afetam sua carreira. Se precisar de mais ajuda,
sugiro ler livros Suze Orman, The Nine Steps to Freedom Financial e
The Courage to be Rich.
Ela
nos ensina a manter nossos escritórios e nossas mesas em ordem,
porque essa atitude mostra o respeito que tem com seu dinheiro.
Quando respeitamos o nosso dinheiro, isso traz mais dinheiro para
nossa vida. Ela tem muitos testemunhos para provar que isso funciona.
Nossos membros atestam que o mesmo em sua vida. Como eles se livrar
da desordem em suas mesas, eles encontraram dinheiro, jóias e
objetos de valor.
Eles
têm mesmo aumentado seus negócios por causa deste renovado respeito
por si mesmos e pelo seu dinheiro. Experimente, se você não
acredita em mim e Suze, mostre que estamos erradas.
Você
está pronto para voar, enquanto trabalha?
FLYLady
Tradução
e Adaptação: @FLYRoBrasileira